Serwis korzysta z plików cookies.
        LOGOWANIE  /  REJESTRACJA      

Interesariusze? Gdzie oni są…

Mateusz Witański

28 wrzesień 2015 roku

Zwinne metodyki wydają się być bardzo otwarte na otoczenie. Mają za zadanie często i wobec jak największej liczby zainteresowanych prezentować postęp prac i aktualny stan projektu. Czy rzeczywiście tak jest? Ile w tym rzeczywistego otwarcia, a ile gry pozorów?

INTERESARIUSZ W PROJEKCIE

Każdy projekt ma to do siebie, że realizowany jest w pewnym, określonym otoczeniu. Na to otoczenie składają się m.in. interesariusze, czyli podmioty (osoby, społeczności, instytucje, organizacje, urzędy), które mogą wpływać na projekt i/lub pozostają pod wpływem jego działalności. Są to więc wszystkie podmioty niebędące bezpośrednio zaangażowane w projekt, lecz zainteresowane jego przebiegiem i wynikami, z uwagi na ich wpływ na te podmioty. Z tego powodu interesy i opinie interesariuszy powinny być brane pod uwagę przez osoby zarządzające projektem.

Analizę interesariuszy wykonuje się na etapie definiowania projektu. Daje ona obraz układu sił oddziałujących na projekt i stanowi podstawę do decyzji o planowaniu lub wdrażaniu, bądź też zmianie przedmiotu czy zakresu projektu.

Tak zdefiniowane pojęcie interesariusza sprawia, że wszyscy, którzy są poza projektem, mogą należeć do tej grupy. Z drugiej strony mamy osoby, które realizują dany projekt, nie będąc interesariuszami, tj. zespół projektowy, kierownik projektu, członkowie komitetu sterującego, a także instytucje nadzoru czy kontroli jakości. Można powiedzieć, że to niewiele w porównaniu do potencjalnej liczby interesariuszy, gdzie wymienić można też pracowników firmy realizującej projekt oraz firmy będącej sponsorem projektu, lokalną społeczność, w obrębie której projekt jest realizowany, administrację samorządową i państwową, właścicieli obydwu firm, jeżeli bezpośrednio nie uczestniczą oni w danym projekcie, konkurencję oraz kontrahentów obydwu firm (realizującej i sponsorującej). Tak więc zasięg oddziaływania projektu może być naprawdę ogromny, a lista interesariuszy bardzo długa.

Długa lista interesariuszy projektu rodzi pytanie – do ilu z nich dociera kierownik projektu i z iloma jest w jakiejkolwiek interakcji? Łatwo jest bowiem stworzyć plan działań adresowanych do interesariuszy, ale dużo gorzej wprowadzić go w życie. Nie jest bowiem sztuką wrzucić na listę wszystkie potencjalne podmioty, które wydają nam się zainteresowane danym projektem. I tutaj powstaje pytanie – czy to jest dobre, czy też złe, że tak zwykle  się dzieje? Pozostanie ono bez odpowiedzi do momentu, gdy znajdzie się projekt, w którym pominięty, świadomie lub nieświadomie, podmiot może wpłynąć na projekt nagle i z siłą, której nie będzie można zlekceważyć. Dochodzimy do konkluzji, iż każdy projekt jest niepowtarzalny, a podejście do zarządzania interesariuszami bardzo indywidualne.

AGILOWE ZARZĄDZANIE INTERESARIUSZAMI

Zwinne zarządzanie projektami jawi się jako otwarty na otoczenie sposób prowadzenia projektów. Cykliczne, w miarę częste prezentowanie efektów pracy zespołu jest tego najlepszym przykładem. Klient widzi wszystko, co powinien, i w czasie, kiedy to widzieć chciałby. Często w takich spotkaniach uczestniczy przedstawiciel zarządu dostawcy i/lub odbiorcy produktu projektu, a więc mamy w tym momencie doinformowanych głównych zainteresowanych powodzeniem projektu. I pomijam nawet fakt, że najistotniejszym argumentem za otwartością Agile Project Management jest włączenie przedstawiciela klienta do zespołu.

Powyżej wymieniłem wszystkie podmioty, do których skierowane są narzędzia, dzięki czemu projekt jest postrzegany jako otwarty. Członkowie zespołu, przedstawiciele klienta oraz zarządy dostawcy i odbiorcy to podmioty, które uczestniczą w scrumowych spotkaniach. Jednak, zgodnie z projektowym podejściem do interesariuszy, uczestników tych spotkań nie można zaliczyć do tego grona. Są to bowiem uczestnicy projektu, czyli osoby będące wewnątrz projektu lub w jego zarządczym otoczeniu. Można jedynie dyskutować, czy przedstawiciela klienta należy rozumieć jako Product Ownera czy raczej interesariusza będącego na zewnątrz projektu.

Projekty zwinne nastawione są na wytworzenie jak najbliższego potrzebom użytkownika produktu finalnego. W tak zarządzanych projektach nie ma miejsca na budowanie otoczki zarządczej dla projektu, nie tworzy się też niezbędnych lub czasami zbędnych dokumentów, procedur czy rejestrów. Nie ma więc w agile’owych projektach polityki zarządzania interesariuszami, ryzykiem czy zmianami. Nie ma rejestrów ryzyk czy interesariuszy. Wychodzi się z założenia, że zarządzanie interesariuszami czy innymi elementami projektu powinno być efektem odpowiedniej realizacji zadań projektowych, nie zaś zadaniem samym w sobie.

ZARZĄDZANIE INTERESARIUSZAMI: AGILE’OWO CZY TRADYCYJNIE

Tradycyjne podejście do zarządzania projektami wymaga od kierownika projektu m.in. zarządzania interesariuszami. Powinien on na początku projektu stworzyć rejestr interesariuszy oraz określić, choćby bardzo ogólnie, strategię komunikacji z tymi grupami podmiotów, które w tym rejestrze się znalazły. Następnie w trakcie prac projektowych musi on zarządzać tym rejestrem, poprzez aktualizowanie i wprowadzanie do niego niezbędnych zmian. W komunikacji z interesariuszami pomija się osoby bezpośrednio związane z projektem. Z kolei w podejściu APM od osoby kierującej projektem, np. w Scrumie od Scrum Mastera, wymaga się organizowania cyklicznych spotkań adresowanych do różnego kręgu osób zainteresowanych, które uczestniczą w bieżącej dyskusji nad projektem. Najistotniejsi w tym podejściu są członkowie zespołu projektowego na każdym szczeblu zarządzania i realizacji. Co do zasady, wszelka komunikacja skierowana jest do osób bezpośrednio związanych z projektem, a na zewnątrz kieruje się przekaz tylko w sytuacjach nadzwyczajnych, wynikających z bieżących potrzeb.

Istotna różnica między dwoma podejściami do zarządzania projektem tkwi bowiem w czymś, co można nazwać kluczowym czynnikiem sukcesu projektu. Dotyka bowiem jednego z najistotniejszych problemów zarządzania projektem, mianowicie, czy ważniejsza jest komunikacja wewnętrzna, czy zewnętrzna. Czy więcej uwagi należy poświęcić na motywowanie członków zespołów, czy może na budowanie przyjaznego PR dla projektu w otoczeniu. Czy publiczne wypowiedzi  PM-a nie będą dyskredytowane przez nieadekwatne do sytuacji zachowania członków zespołu? Wystarczy zastanowić się, jak odbieraliśmy niedawną wpadkę Państwowej Komisji Wyborczej, która komunikowała brak problemów, podczas gdy wykonawca potwierdzał, że system wykonała praktykantka, a testy były przeprowadzane kilka godzin przed uruchomieniem systemu.

Wydaje się, że Agile Project Management, kładąc nacisk na komunikację wewnętrzną, tworzy bardzo dobre podstawy do skutecznej komunikacji zewnętrznej. Mimo że za komunikację zewnętrzną odpowiada przede wszystkich osoba kierująca projektem, to każdy z członków zespołu, z racji odpowiedzialności za działania swoje, jak i zespołowe, może przekazywać odpowiednie komunikaty na zewnątrz. I co najważniejsze, dzięki ciągłej wymianie informacji w zespole, po pierwsze, komunikaty na zewnątrz są najbardziej aktualne, a po drugie pracując metodami agile’owymi minimalizujemy błędy i ryzyka w projekcie, a więc generujemy zasadniczo komunikaty o pozytywnym wydźwięku. Warto więc zastanowić się, czy poszukiwanie na siłę wszystkich, którzy mogą potencjalnie i prawdopodobnie wpływać na projekt, jest uzasadnionym krokiem. Czy zamiast tego nie lepiej skupić się na dwukierunkowej komunikacji wewnętrznej i budowaniu pozytywnego wizerunku, który zneutralizuje potencjalne zagrożenia ze strony zewnętrznych interesariuszy.

 

Mateusz Witański

Ekonomista, praktyk zarządzania, kierownik projektów, konsultant, specjalista w zakresie projektów teleinformatycznych, ekspert w zakresie systemów billingowych, biegły sądowy w zakresie telekomunikacji, wykładowca i szkoleniowiec, handlowiec, publicysta.

 

Artykuł publikowany w magazynie „Zarządzanie Projektami” Nr 2(9)/2015

Podobne





Logo w stopce
KONTAKT

Portal zarzadzanieprojektami.org, Gdański Park Naukowo-Technologiczny
ul. Trzy Lipy 3, 80-172 Gdańsk
E-mail: biuro@e-zp.org
tel.: (+48) 501 794 318
Copyright © 2016. Wszystkie prawa zastrzeżone.
Projekt i wykonanie Interaktywna PIQUA