Serwis korzysta z plików cookies.
        LOGOWANIE  /  REJESTRACJA      

Dobre praktyki potrzebują dobrego PR-u. 5 skutecznych narzędzi promocji idei lessons learned wewnątrz organizacji

Jacek Wach

29 wrzesień 2015 roku

W tle rynkowej rywalizacji różne nowe  informacje konkurują o naszą uwagę. Nie bez powodu –skuteczne zarządzanie wiedzą staje się podstawą podejmowania decyzji i osiągania przewagi konkurencyjnej. Sposób jej gromadzenia, przechowywania i analizowania zmienia się nieustannie. Zmianie ulega również samo komunikowanie o potrzebie gromadzenia i wykorzystywania doświadczeń projektowych. Skuteczna promocja idei dzielenia się wiedzą w organizacji stanowi wyzwanie dla współczesnych organizacji wiedzy. 

Do tego, jak ważne są wykorzystywanie tzw. lessons learned i rozpowszechnianie w obrębie organizacji dobrych praktyk oraz nauki wyniesionej z własnych błędów, chyba nikogo nie trzeba przekonywać. Wciąż jednak idea dzielenia się wiedzą ze współpracownikami napotyka spory opór. Nawet jeśli przezwyciężone zostaną bariery związane z dzieleniem się dobrymi praktykami, wciąż pozostają te, które dotyczą doświadczeń nie do końca pozytywnych.

Potwierdzają to wyniki badania, realizowanego przez DTI Polska, a dotyczącego zarządzania doświadczeniami w projektach. Wynika z nich, że wśród gromadzonych lessons learned przeważają pozytywne doświadczenia projektowe. Nasuwa się wniosek, że dokąd zbieranie pozytywnych doświadczeń będzie dominować w zarządzaniu lessons learned w organizacji, dotąd będziemy mieć do czynienia z wewnętrzną propagandą sukcesu. Należy zawsze pamiętać, że wiarygodność osiąganych sukcesów jest tym większa, im solidniej oparta o doświadczenia negatywne, czyli błędy, potknięcia i złe decyzje, które ukształtowały organizację.

Badanie DTI Polska wskazuje, że Kierownicy Projektów  w organizacjach projektowych zdecydowanie częściej sięgają po nieformalne sposoby gromadzenia i wymiany doświadczeń. Przyznaje się do tego aż 75% respondentów. Co w sytuacji, gdy tych nieformalnych źródeł, lokowanych często po prostu w głowach Kierowników Projektów, w pewnym momencie zabraknie? Należy przecież pamiętać, że wiedza i doświadczenie organizacji to suma wiedzy i doświadczenia jej pracowników. Doświadczeń przechowywanych i przekazywanych innym.

W wynikach badania zastanawiają również przyczyny nieformalnego gromadzenia lessons learned. Na pytanie: dlaczego lessons learned funkcjonuje nieformalnie?, odpowiedzi respondentów są najczęściej następujące:  bo ludzie mogą dzielić się wiedzą na bieżąco (11,8%), bo brakuje narzędzi do gromadzenia LL (11,1%), bo jest to szybszy sposób niż wyszukiwanie informacji w systemach (10,5%). Jeśli jednak przeanalizujemy kolejne odpowiedzi, dotrzemy do tego, co w nas ludziach drzemie. Okazuje się bowiem, że respondenci traktują doświadczenia w kategorii osobistej przewagi konkurencyjnej, więc nie chcą się nimi dzielić (8,9%), oraz że z natury wolą ukrywać swoje niepowodzenia (8,5%).

Jak doprowadzić do sytuacji, w której pracownicy naszych organizacji przestaną być propagatorami własnych sukcesów, a zaczną chętniej dzielić się swoimi potknięciami – ku przestrodze, ku rozwadze, z myślą o sukcesach przyszłych projektów?

A gdyby tak zacząć mówić trochę w inny sposób? A gdyby tak lessons learned nie kojarzyło się wyłącznie ze wspomnianymi już niepowodzeniami, błędami czy potknięciami? A gdyby tak skutecznie zacząć zarządzać komunikacją lessons learned, tak by nie budziło to negatywnych skojarzeń? Public Relations i marketing wyposażają nas przecież w znakomite do tego celu narzędzia.

Zacznij od siebie

Doskonale znany jest nam zapewne mechanizm, w którym rozpoznawalne osoby publiczne angażowane są w działania wizerunkowe, pełniąc rolę ambasadorów marki. Cel tego zabiegu jest stosunkowo prosty: bardziej lub mniej identyfikując się z daną osobą, mamy zadać sobie pytanie – dlaczego nie ja? Skoro on/ona korzysta z tego produktu lub usługi (a w dodatku bardzo ją/jego lubię), to dlaczego nie ja? Spróbujmy wyobrazić sobie zastosowanie tego mechanizmu w naszej organizacji, w kontekście promowania idei lessons learned.

W wielu organizacjach wciąż pokutuje przekonanie, że zarząd jest nieomylny. Że to pracownicy popełniają błędy i to oni powinni się na nich uczyć, tak by więcej ich nie powielać. Powinni przy tym uczyć nie tylko siebie, ale i wszystkich dookoła. A gdyby tak pokazać, że zarząd też popełnia błędy? A gdyby tak znaczna część zgromadzonych nauczek pochodziła od naczelnego kierownictwa? A gdyby tak przygotowane do tego celu narzędzia wykorzystywał w pierwszej kolejności top management? Wdrażając koncepcję lessons learned zacznijmy więc od góry, z „wysokiego C”, a wówczas w głowach naszej grupy docelowej zrodzi się oczekiwane przez nas pytanie: dlaczego nie ja?

Opowiadaj historie

Informowanie organizacji o rozpoczęciu implementacji idei gromadzenia dobrych praktyk i nauczek nie jest zadaniem łatwym. Opisując tę koncepcję trudno nie powiedzieć o błędach, potknięciach, porażkach, niewłaściwych decyzjach, złych wyborach, bo to właśnie one stanowią jedno z głównych źródeł lessons learned. Zadanie tym bardziej trudne, że z pewnością w głowach naszych słuchaczy zrodzi się negatywna myśl: każde moje potknięcie będzie piętnowane.

A gdyby tak nieco inaczej opowiadać o tej idei? W interesujący sposób możemy to zrobić, powołując się na przykłady takich firm jak Ford, Google czy Apple i ukazując zarówno te jasne, jak i ciemne strony ich działań. Możemy przecież sprowokować myśl: dlaczego nie my? Dlaczego my nie możemy wykorzystywać własnych doświadczeń z przeszłości w przyszłości?

Pewne chińskie przysłowie mówi: „Jeden obraz wart więcej niż tysiąc słów”. Dlaczego nie wykorzystać tej zasady? Może warto wyjść poza ramy korporacyjnego myślenia i pokazać ideę w inny sposób? Doskonałym sposobem opowiadania o rzeczach trudnych jest poszukiwanie analogii do tego, co nas wszystkich fascynuje. Sport, nasze dzieci, zwierzęta itp. O wiele łatwiej przyjąć myśl o konieczności pracy nad własnymi błędami, gdy na obrazie widzimy skoczka narciarskiego: na jednym obrazie  upadającego na skoczni, a na kolejnym niesionego przez kolegów z drużyny w geście zwycięstwa, ze złotym medalem na szyi. O wiele prościej zrozumieć potrzebę analizowania własnych błędów, widząc na obrazie przegrywających polskich siatkarzy, by na kolejnym zobaczyć ich wznoszących puchar mistrzostw świata. Gdy patrzy się na obraz dziecka potykającego się na własnym sznurowadle, a potem na ojca uczącego go samodzielnie wiązać buty, łatwiej pomyśleć: powinienem dzielić się własnym doświadczeniem.

Zatrudnij superbohaterów

Zapewne większość z nas kojarzy Henia z reklam Tesco, Serce i Rozum z reklam Orange czy też Małego Głoda z reklam Danio. W marketingu tego typu postacie noszą miano brand hero. Zaangażowanie w kampanie marketingowe superbohaterów, którzy nadają produktowi czy idei ludzką twarz, doskonale sprawdza się w przypadku produktów bardzo do siebie podobnych. Kiedy nie jesteśmy w stanie dokonać porównania, podświadomie wybieramy te marki, które kojarzą się nam z jakąś postacią lub czymś zabawnym.

Podobny zabieg można z powodzeniem zastosować na potrzeby komunikacji wewnętrznej, tj. w  procesie edukacji, interpretowania procesów i schematów, które na pierwszy rzut oka wydają się czasochłonne, niezrozumiałe, zbyt skomplikowane i bardzo szczegółowe lub właśnie podobne do innych.  O wiele łatwiej będzie skłonić pracowników do dzielenia się wiedzą, jeśli zachęci ich do tego zabawny „Jan Projektowy”, pojawiający się w materiałach video czy prezentacjach multimedialnych, który w bardziej przystępny sposób opowie o procesie i idei niż kolejny schemat blokowy.

Angażuj społeczność

W procesie gromadzenia i wykorzystywania doświadczeń projektowych z czasem dojdziemy do momentu, w którym zaangażowanie zespołu, a co za tym idzie liczba ewidencjonowanych doświadczeń zaczną maleć. Jak zatem kreować i wzmacniać zaangażowanie, aby nie było ono tylko krótkotrwałym pospolitym ruszeniem? Jak sprawić, by wykorzystywane narzędzia angażowały w sposób naturalny?

Doskonałym rozwiązaniem może okazać się wzbogacenie rozwiązań informatycznych wspomagających zarządzanie lessons learned w narzędzia znane nam z mediów społecznościowych. Mechanizmy głosowania, komentowania, oceniania czy też udostępniania wprowadzonych do systemu nauczek i dobrych praktyk w naturalny sposób mogą pobudzić naszą wewnętrzną społeczność projektową do włączania się w realizację idei lessons learned. Dzięki temu każdy będzie mógł obudzić w sobie przekonanie, że tak naprawdę… „Lubię to!”.

Działaj niestandardowo

Stosowany w marketingu element zaskoczenia jest niezwykle skutecznym narzędziem promocji. Wykorzystanie tego w komunikacji wewnętrznej może zdecydowanie wpłynąć na świadomość co do zasadności procesu zbierania i wykorzystywania doświadczeń pracowników organizacji. Zaskocz więc swoich ludzi. Działaj niestandardowo. Może twoi pracownicy powinni na swoich biurkach znaleźć codziennie coś, co wyzwoli w nich chęć działania? Może powinni spotykać ciekawe treści w nietypowych miejscach? A może powinni zostać zaproszeni w miejsce, które silnie związane jest z ideą gromadzenia i wykorzystywania doświadczeń? Zrób zatem coś, czego jeszcze nie widzieli, coś, czego nigdy by się nie spodziewali po twojej organizacji. Zrób coś, co zapamiętają na długo i będą przekazywać w opowieściach o firmie, w której pracują.

Sposób komunikacji wewnętrznej decyduje często o skuteczności wdrożenia strategii, procesu czy też nowej koncepcji wewnątrz organizacji, ale też determinuje rezultaty działań rynkowych. Należy zatem przywiązywać ogromną wagę do narzędzi komunikacji, które w obliczu natłoku przekazywanych i odbieranych informacji muszą być coraz bardziej wyszukane. W swoich działaniach nie ograniczaj się tylko do przedstawionych rozwiązań. Paleta możliwości jest niezwykle szeroka. Tylko od twojej kreatywności zależy, co sprawdzi się w twoim otoczeniu. Twórz nowe rozwiązania, adaptuj te, które pasują do twojej organizacji, i pamiętaj, że „taki drobiazg jak trzepot skrzydeł motyla jest w stanie spowodować tajfun na całej półkuli”.

 

Jacek Wach

Kierownik Działu Marketingu w BMM Sp. z o.o., Certified Project Management Associate IPMA Level D, absolwent Wydziału Zarządzania i Marketingu Politechniki Rzeszowskiej. Trener, konsultant, współtwórca i projektant systemów informatycznych wspomagających idea management, project management i lessons learned. Kierownik projektu wdrożenia strategii zarządzania wiedzą i kreowania innowacyjności wewnątrz organizacji, wyróżnionego w konkursie „Innowator Podkarpacia 2014”. Człowiek, który wierzy, że światy marketingu, Public Relations, IT i Zarządzania Projektami da się pogodzić, a nawet zapewnić pomiędzy nimi synergię.

 

fot. Dawid Rojek, hanamistudio.pl

 

Artykuł publikowany w magazynie „Zarządzanie Projektami” Nr 2(9)/2015

 

 

Komentarze

Brak komentarzy. Bądź pierwszy!
Logo w stopce
KONTAKT

Portal zarzadzanieprojektami.org, Gdański Park Naukowo-Technologiczny
ul. Trzy Lipy 3, 80-172 Gdańsk
E-mail: biuro@e-zp.org
tel.: (+48) 501 794 318
Copyright © 2016. Wszystkie prawa zastrzeżone.
Projekt i wykonanie Interaktywna PIQUA