Serwis korzysta z plików cookies.
        LOGOWANIE  /  REJESTRACJA      

Aby wielkie nie przerażało, a nadzwyczajne stało się normalne

Marcin Guzik

20 wrzesień 2015 roku

W niniejszym artykule przedstawiam zasady ważne w poszukiwaniu doradców wspierających średnie i duże przedsiębiorstwa. Przedstawię, co proponuje TenStep, kiedy typowy projekt realizowany przez firmę wydaje się być trudny, ograniczenia uciążliwe, a sukces, jak zwykle, wysoce pożądany.

Często mamy do czynienia z podmiotami, które muszą zrealizować ważne przedsięwzięcie. Zwykle wielkie i skomplikowane. Klienci pytają nas, czy możemy przeszkolić pracowników, sprzedać im metodykę, wdrożyć narzędzie IT. Ale dla wielkich przedsięwzięć, często wykraczających znacznie poza zarządzanie projektami, nierzadko także poza zwykłą ludzką intuicję – to zdecydowanie za mało.

Od projektu do całego przedsiębiorstwa

Jeśli ktoś sprawnie zarządza projektem, to zwykle nie toleruje nierozsądnego czy chaotycznego zarządzania innymi obszarami w środowisku, w którym pracuje. Menedżerowie stają się sprawni i skuteczni. I wtedy zwykle Zarząd chce, aby „tak działał każdy wydział i pion”. Z tego powodu często rozszerzano pierwotny zakres usług i obejmowano nim całą firmę.

Z takimi stwierdzeniami spotykamy się bardzo często, finalizując wsparcie dla ważnego projektu. Ten „efekt uboczny” bywał cenniejszy, niż korzyści uzyskiwane w wyniku obsłużenia pierwotnego powodu, z jakim Klient zgłosił się do TenStep. Efekt ten powtarza się niemal na całym świecie, a przynajmniej w tych 80. krajach, gdzie działamy.

Dlatego, wybierając doradcę ds. zarządzania projektami, warto zwracać uwagę na jego zdolność do potencjalnej obsługi całego przedsiębiorstwa. I to w wielu aspektach. Ludzie szybko przyzwyczajają się do dobrego, a ich apetyty rosną. Warto sprawdzić nie tylko dla jakich Klientów pracował dostawca, ale także jaki zakres usług dostarczał.

Skalowalność – to, co sprzyja małym, szkodzi dużym

Złożone projekty to najczęściej wiele przedsięwzięć o różnej skali i różnym stopniu trudności. Muszą być one zarządzane tak, aby szybko i tanio można było wprowadzać korekty i dopasowywać je do zmieniających się warunków.

Stara anegdota o radzieckim konstruktorze maszynki do golenia, która robiła wszystko automatycznie, kończy się następująco:

- Towarzyszu konstruktorze, to nie jest możliwe, aby maszyna automatycznie goliła. Przecież każda twarz jest inna…

- Tak, do pierwszego golenia…

Ten dowcip przestaje być śmieszny, gdy popatrzymy na to, jak do różnorodności projektów podchodzą popularne metodologie i metodyki. Najczęściej ich promotorzy twierdzą, że są one w pełni skalowalne. Ale to ich użytkownicy są zmuszani do samodzielnego wyboru – z czego nie korzystać. Na tym skalowalność nie polega.

Według TenStep jest ona odpowiedzią na różne zapotrzebowanie na precyzję i formalizację w kontroli. Są projekty, których kontrolować nie trzeba aż tak precyzyjnie. Mogą być one drogie, długotrwałe, ale relatywnie proste. Są projekty krótkie, niedrogie – jednak dotyczące tak newralgicznych kwestii, że precyzja w zarządzaniu musi być niemal chirurgiczna.

O coś zupełnie innego chodzi w zarządzaniu jednym i drugim typem projektów. Dlatego rozwiązania im przeznaczone muszą być „przykrojone” na miarę i dopasowane. I nie mogą być wynikiem przypadkowej „selekcji formularzy”. Po drugie, menedżerowie projektów nie mają czasu (a często i doświadczenia) do samodzielnego konstruowania narzędzi zarządczych. Chcą używać tego, co pasuje do ich zadań.

TenStep podzielił metodyki zarządzania na trzy spójne, ale jednocześnie inaczej budowane części. Różnią się właśnie stopniem formalizacji. Zakładają inny przebieg procesów, inne formularze i stosowanie innych technik. Menedżer wybiera typ formalizacji metodyki i stosuje przygotowane dla jego projektu rozwiązanie – nie musi wybierać nic więcej.

Ważna jest spójność. Wielokrotnie zdarza się, że projekt w fazie początkowej stosuje metodykę „małą”, potem przechodzi na wariant średni i kończy, stosując rozwiązania duże. Metodyka niejako podąża za projektem. To jeden z fundamentów rozwiązań TenStep. Przejście pomiędzy rozwiązaniami od małych do dużych projektów (i odwrotnie) nie powoduje dodatkowej pracy i jest łatwe.

Prosto – bo na studia nie ma czasu

Teoria systemów mówi, że im bardziej prawidłowe działanie systemu zależy od inteligencji człowieka i wymaga od niego znaczących umiejętności – tym jest to system mniej pewny. TenStep od początku zakładał, że użytkownik nie będzie miał czasu i chęci, aby analizować kilka tysięcy stron metodyki. Założono, że narzędzia będą używane przez wielu ludzi a nie tylko pasjonatów projektów.

Dlatego podręcznik musi być napisany prosto i przejrzyście. Dotyczy to zarówno układu treści, formy, stosowanego języka, jak i sposobu opisu. Każdy, kto ma mało czasu oraz posiada duże doświadczenie, może użyć schematów oraz lakonicznych opisów procesów. Osoby mniej doświadczone mogą sięgnąć po dokładniejsze wprowadzenia i wyjaśnienia. Natomiast całkowicie początkujący, zapoznając się z podręcznikiem naszej metodyki, mogą poznać ją przez przykłady, analizy, narzędzia, a wiedzę ugruntować poprzez lekturę podsumowań i schematów.

10Step = kompleksowość

Opisane powyżej cechy: skalowalność i prostotę spełnia każda z metodyk TenStep. Założyliśmy, że w nowoczesnej gospodarce umiejętności pojedynczego kierownika i jego zespołu nie wystarczą. Zarządzanie projektem musi stać się umiejętnością całej firmy. Dlatego przygotowaliśmy metodyki, narzędzia i usługi obejmujące wszystkie zagadnienia, które wiążą się ze strategicznym, taktycznym i operacyjnym zarządzaniem firmą.

  • Cóż z tego, że kierownik stworzy dobry harmonogram, jeśli nieświadomy istoty projektów dział zakupu będzie opóźniał projekt, szukając najtańszego dostawcy przez długie miesiące?
  • Cóż z tego, że zespół opracuje dobrą definicję projektu (Project Charter), jeśli inne działy nie będą brać udziału w procesie definiowania i nie będą akceptować tego dokumentu?

Aby firma mogła skutecznie kreować nowe inicjatywy biznesowe i je skutecznie realizować musi być stworzony system. TenStep nazwał go 10Step.

10Step składa się z dziesięciu modułów. Każdy z nich składa się z metodyki (opisującej pożądany sposób działania) oraz procedur, narzędzi i instrukcji pomocniczych. Do każdego z nich opracowano usługi szkoleniowe (ogólne i specjalistyczne) oraz świadczone są konsultacje, wytwarzane ekspertyzy i usługi doradcze.

  1. StrategyStep – obejmuje obszar od tworzenia wizji, misji i kluczowych wartości biznesu oraz celów strategicznych, przez formułowanie strategii przedsiębiorstwa, do zbilansowanego zbioru strategii cząstkowych opisujących, jak poszczególne obszary funkcjonalne (marketing, IT, HR, produkcja, finanse) będą realizować strategię główną.
    W wyniku działania tego modułu, firma otrzymuje bardzo precyzyjny plan inicjatyw strategicznych wraz z celami i ich miernikami.
  2. PortfolioStep™ – standardy PMI dla zarządzania portfelami ujęte w postaci zrozumiałej metodyki zarządzania portfelami. PortfolioStep™ umożliwia przekształcenie celów, zbiorów inicjatyw strategicznych (np. dzięki działaniu modułu StrategyStep) do postaci zrównoważonych portfeli. Daje narzędzia monitorowania, czy portfele mają szanse na osiągnięcie zakładanych celów biznesowych podczas realizacji prac. PortfolioStep™ skupia się także bardzo mocno na zarządzaniu korzyściami, czyli nieustannym analizowaniu, jak osiągnąć oczekiwane przez organizację efekty.  
    W wyniku działania tego modułu organizacja na bieżąco steruje portfelem tak, aby osiągnięcie zakładanych, strategicznych rezultatów było jak najbardziej prawdopodobne.
  3. ChangeStep – narzędzie badania gotowości organizacji do zmiany. Służy także do planowania zarządzania zmianą i wprowadzania jej. Jest to bardzo silne narzędzie wsparcia dla strategii i portfeli. Dzięki jego działaniu organizacji łatwiej jest przechodzić przez zmiany, a energia wyzwalająca się w trakcie tych zmian jest wykorzystywana twórczo.
  4. ProgramStep™ – metodyka oparta na standardach PMI, umożliwiająca skuteczne zarządzanie programem. Jest narzędziem w ręku menedżera programu. Pozwala na szybką budowę i organizację biura programu, jak i zarządzanie wieloma projektami wchodzącymi w skład przedsięwzięcia. W wyniku działania tego narzędzia organizacja ma pewność, że złożone i szczególnie trudne programy będą funkcjonowały w sposób przewidywalny.
  5. TenStep® PMP – najstarszy z komponentów 10Step – metodyka zarządzania projektami dowolnej skali, która przekształca zapisy PMBOK® Guide do postaci zrozumiałego i skutecznego narzędzia. Zawiera modele procesów, porady, przykłady, wzorce formularzy. Umożliwia zarządzanie pojedynczym projektem oraz projektami wchodzącymi w skład programów lub portfeli. W wyniku stosowania TenStep® PMP projekty są prowadzone od idei do realizacji, w sposób przewidywalny i skuteczny – kadra zarządzająca może obiecywać zarządom konkretne rezultaty, gdyż prawdopodobieństwo ich uzyskiwania jest znaczące.
  6. PMOStep™ – zbiór procesów, które ułatwiają świadczenie usług przez biuro projektów. Dzięki gotowym narzędziom zawartym w metodyce możliwe jest bardzo szybkie uruchomienie lub sprawne doskonalenie biura, jako skutecznej komórki wsparcia. PMOStep™ zawiera formularze, listy kontrolne i gotowe wzorce, które opisują kilkadziesiąt usług biura. Niektóre z usług mogą być przekazywane innym jednostkom, np. komórkom audytu.
  7. SkillStep – metodyka budowy i rozwoju kompetencji sponsorów projektów, kierowników projektów oraz zespołów projektowych. Jest zbudowana na podstawie modelu kompetencji zdefiniowanego dla tych ról. Zawiera liczne narzędzia diagnostyczne, m.in. pozwalające określić poziom kompetencji czy też ustalić profil kultury organizacji. W wyniku działania tego modułu możliwe jest precyzowanie, jakich kompetencji potrzeba do skutecznego zrealizowania projektu oraz użycia jego przedmiotów dostawy po zakończeniu prac. Istotnie ułatwia planowanie rozwoju pracowników.
  8. GovernStep – narzędzie ułatwiające sprawne zarządzanie ładem organizacyjnym. Dzięki uporządkowaniu prawa wewnętrznego oraz mechanizmów kontroli projektów i procesów, zarządzający mają pewność, że środki są wydawane na realizację tych projektów, które mają szansę się udać. A inne są korygowane lub wstrzymywane.
  9. LifecycleStep – narzędzie służące do przechodzenia przez poszczególne etapy modelu „water fall”. Zawiera narzędzia do identyfikacji i analizy oczekiwań i wymagań interesariuszy projektu. Metodyka definiuje procesy związane z cyklem życia projektów.
    W wyniku działania tego modułu organizacja o wiele szybciej uruchamia projekty, których charakter jest zbliżony oraz dużo szybciej określa cykle życia projektów, których przebiegi są mocno niepewne.
  10. ImpStep – najbardziej zaawansowana metodyka. Jej celem jest ułatwienie wdrożenia każdego z opisanych powyżej komponentów. Stanowi unikalne połączenie wiedzy z zakresu zarządzania (w tym podejścia systemowego), psychologii i socjologii organizacji. W wyniku działania tego modułu organizacja w sposób szybki i przewidywalny potrafi wdrażać i modyfikować elementy modelu 10Step.

Skuteczność – „­Od tej pory Ryba, masz mieć w d… paragrafy!”

Tak Jan Machulski, w roli generała policji, motywował do działania Komisarza Rybę w filmie Killer. W małych firmach łatwo weryfikować celowość działań. Natychmiast można zidentyfikować działania nieefektywne i je eliminować. W dużych organizacjach nie jest to takie proste. W gąszczu komórek organizacyjnych kryją się liczne tzw. „rezerwy” efektywności. A kulturę organizacyjną, która w małej firmie skuteczność stawia na pierwszym miejscu, zaczyna zżerać rak podejścia biurokratycznego.

Mottem generała policji w filmie Killer stają się powiedzenia: „niech się dzieje co się chce w firmie, byle nie obciążało to mojego działu” i „projekt może nie wyjść byle wszystko było zgodnie z przepisami”.

W TenStep skuteczność jest najważniejsza. Jeśli menedżer zobowiązuje się do zrealizowania strategii lub do skutecznego wykonania projektu – musi to zrobić, bez względu na trudności. To właśnie za to płaci się menedżerom, aby wymyślali sposoby obejścia problemów.

Promując postawę ryzykowania dla sukcesu, tworząc narzędzia służące osiąganiu celów – wprowadzamy niepokój w dużych i leciwych firmach. I wielu menedżerów (mniej otwartych na zmiany) traktuje to jako duży dyskomfort. Na szczęście jest i liczne grono osób, które mówią: „nareszcie!” i zabierają się do stosowania nowych narzędzi.

Międzynarodowo – globalna wioska robi globalne projekty

Wiele dużych przedsięwzięć opiera się na relacjach międzynarodowych. Środowisko doradców, wykonawców, kooperantów w dużych projektach nie pochodzi już tylko z Polski. Dlatego wszystkie narzędzia TenStep są wielojęzyczne. Obsługujemy 35 języków i działamy w 80 krajach. Metodyki i narzędzia zarządzania nie stanowią już bariery w firmach, które chcą dynamicznie rozwijać się poza naszym krajem.

Z drugiej strony rozwiązania, jakie oferuje TenStep, są dokładnie sprawdzone. Nie jest to rodzimy eksperyment. Nie proponujemy czegoś, co powstało na akademickim biurku w tej czy owej szkole głównej lub po kompilacji pięciu książek z zakresu zarządzania kupionych w księgarni. TenStep bardzo dokładnie sprawdza i testuje narzędzia. Jeśli jest pewność, że działają – zaczyna je oferować.

Kiedy nadzwyczajne staje się zwyczajne?

Projekty są unikatowe, niezwykłe, niepowtarzalne. Ludzie je realizujący także są nieprzeciętni. Aby jednak dowolne przedsiębiorstwo mogło z marszu zabierać się za ich realizację i mieć pewność, że sobie poradzi – musi podejść do wdrożenia zarządzania projektami w sposób systemowy, a nie tylko położyć nacisk na kompetencje kierowników projektów poprzez szkolenia. To ważny element, ale nie jedyny. Musi zrównoważyć akcenty. Zadbać o sferę organizacyjną (nadanie formalnych uprawnień funkcjom przewidzianym przez metodykę). Powinno się także zadbać o to, by mechanizmy zarządzania np. finansami nie blokowały projektów. Istotni też są partnerzy i wykonawcy. Jeśli oni nie będą stosować się do pewnych reguł, mogą okazać się wąskim gardłem skuteczności. Dlatego jedynie podejście systemowe do zarządzania projektami sprawi, że zwykli ludzie będą regularnie realizować niezwykłe przedsięwzięcia.

 

Artykuł publikowany w magazynie „Zarządzanie Projektami” Nr 2(6)/2014

Podobne





Logo w stopce
KONTAKT

Portal zarzadzanieprojektami.org, Gdański Park Naukowo-Technologiczny
ul. Trzy Lipy 3, 80-172 Gdańsk
E-mail: biuro@e-zp.org
tel.: (+48) 501 794 318
Copyright © 2016. Wszystkie prawa zastrzeżone.
Projekt i wykonanie Interaktywna PIQUA