Serwis korzysta z plików cookies.
        LOGOWANIE  /  REJESTRACJA      

Zarządzanie projektami? Diabeł tkwi w … prostocie

Jacek Kobiela

20 wrzesień 2015 roku

Things should be made as simple as possible, but not simpler.

— Albert Einstein

W dyskusjach, które na co dzień toczą się w świecie zarządzania projektami, jednym z ważniejszych zagadnień jest kwestia metodyki. Świat oferuje bogactwo standardowych metodyk. Część z nich osiągnęła wiek dojrzały i cieszy się uznaniem swoich wyznawców. Inne powstały niedawno, w odpowiedzi na potrzeby tych profesji i środowisk, którym klasyczne instrumenty nie wystarczają.

Wszystkie metodyki opierają się o pewien wspólny zestaw elementów. Jednym z nich jest proces, który można nazwać podstawowym. Proces ten łączy bowiem w uporządkowanym ciągu postawione cele z uzyskanymi finalnymi rezultatami.

Proces podstawowy ujmuje każdy projekt w czterech głównych etapach:

  1. Ustalenie celów i oszacowanie środków niezbędnych do ich osiągnięcia.
  2. Opracowanie szczegółowych planów osiągnięcia celów.
  3. Wykonanie zaplanowanych działań.
  4. Upewnienie się że osiągnięte rezultaty odpowiadają zaplanowanym.

Proces podstawowy wyznacza główną oś czasową projektu. Na niej bowiem ulokowane są zadania, służące osiągnięcie postawionych celów. Proces podstawowy, gdy zostanie zapisany w postaci harmonogramu, jest dla kierownika projektu podstawą do egzekwowania od innych uczestników wykonania przydzielonych im zadań. Dla uczestników projektu jest źródłem informacji o czasie, którym dysponują na wykonanie swoich zadań. Dla wszystkich, prawidłowo i starannie opracowane, harmonogram oraz specyfikacje powinny stanowić źródło pełnej wiedzy na temat zakresu zadań i sposobu oraz terminów ich wykonania. Opracowanie harmonogramu i specyfikacji jest czasochłonnym zadaniem przygotowawczym, ale opłacalnym, gdyż oprócz dobrego zaplanowania działań, umożliwia także przygotowanie się zawczasu na ewentualne przyszłe trudności. A jak powiedział Russell Darnall, „Albo planujesz, albo rozwiązujesz problemy”.

Można w tym miejscu zadać pytanie „Ale po co o tym pisać, skoro to takie oczywiste?” Odpowiedź na to pytanie odnajdziemy w poniższej anegdocie.

Do czarownika przyszedł rolnik i rzekł:

- Daj mi, proszę, silne zaklęcie na szczury i myszy, bo pustoszą mój spichlerz.

Czarownik napisał coś na liściu palmowym i wręczył rolnikowi, mówiąc:

- Oto najsilniejsze zaklęcie przeciwko szczurom i myszom, jakie jest znane bogom i ludziom. Działa niezawodnie, ale tylko wówczas, gdy łącznie spełnione są dwa warunki. Po pierwsze, cały czas musi znajdować się w spichlerzu. Po drugie, cały czas musi być przywiązane do kota.

Harmonogram i specyfikacje to podstawowe dokumenty służące zapewnieniu projektowi sukcesu. To zarazem dokumenty, które powinny podlegać ciągłej aktualizacji, w miarę zachodzenia zmian w projekcie i jego otoczeniu. Jakże jednak często są niedoceniane, a ich  aktualizacja jest zaniedbywana w natłoku pilnych zadań. Harmonogram to rzecz ważna, a ja wiadomo rzeczy ważne ustępują rzeczom pilnym. Uprośćmy sobie życie, przecież wszyscy wiemy na czym projekt polega i co się dzieje!

W krótkim czasie aktualna wiedza o elementach składowych projektu jest rozproszona pomiędzy wiele osób, a przez to trudno dostępna. Coraz częściej, szczególnie pod presją czasu, decyzje podejmowane są nie w oparciu o tę wiedzę, ale o założenia. I tak oto, za uproszczenie sobie życia  płaci się cenę nie tylko ryzyka, ale wręcz niepewności. Doświadczeni praktycy wiedzą, co z tego wynika. Dlatego przygotowujmy i realizujmy projekty tak prosto, jak to możliwe, ale nie prościej…

 

 Artykuł publikowany w magazynie „Zarządzanie Projektami” Nr 1()/2013

Logo w stopce
KONTAKT

Portal zarzadzanieprojektami.org, Gdański Park Naukowo-Technologiczny
ul. Trzy Lipy 3, 80-172 Gdańsk
E-mail: biuro@e-zp.org
tel.: (+48) 501 794 318
Copyright © 2016. Wszystkie prawa zastrzeżone.
Projekt i wykonanie Interaktywna PIQUA